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Von Michael Dörfler
DER TRAUM ALLER EINKÄUFER: 50 Prozent lassen sich nach einer nicht ganz ernst gemeinten Faustregel unter Beschaffern sofort beim Office-Equipment einsparen. Wie schnell das gehen kann, musste der Mitarbeiter eines Unternehmens erfahren, der seinen Bedarf an einem Radiergummi in der Büromaterialausgabe anmeldete, Der Verantwortliche für Schreibwaren zerschnitt das gewünschte Stück in zwei Hälften und reichte nur eine davon heraus. Von solchen Sparaktivisten ist Achim Probst nicht gerade angetan. „Leben und leben lassen, das hat sich für mich als Einkäufer bewährt.“ Er ist seit 15 Jahren für die Beschaffung bei dem Ingenieurdienstleister Müller BBW im oberbayerischen Planegg verantwortlich. Das Unternehmen hat gerade den 15 Millionen Euro teuren Verwaltungsneubau für 350 Mitarbeiter komplett mit Büromöbeln, -material und IT-Infrastruktur ausgestattet.

Dabei setzte es auf die Zusammenarbeit mit zuverlässigen Lieferanten, zu denen langjährige Geschäftsbeziehungen bestehen. Etwa beim Einkauf der Büromöbel geht es Probst nicht darum, „ein paar Euro pro Schreibtischgarnitur einzusparen“. Vormachen kann ein Büromöbellieferant dem gelernten Schreiner fachlich sowieso nichts.

Wichtig ist für ihn, dass der Lieferant einen guten Preis macht und darüber hinaus beim Service nicht geizt. „Der kommt auch, wenn es um kleine Montagarbeiten geht“ sagt Probst. Für ihn ist das oberste Ziel, dass die Arbeitsorganisation des Unternehmens ohne Unterbrechung läuft. Es geht eben nicht darum, den billigsten Anbieter im Einkauf zu weiteren Zugeständnissen zu zwingen. „Der Preis ist nicht das Entscheidende“ betont Martin Wittler, Sales Director von Office Depot. Der Anbieter für Bürobedarf und Dienstleistungen unterstützt seine Kunden dabei, ihre Einkaufsprozesse durch webbasierte Beschaffung zu verbessern. Dieses Einsparmodell sieht vor, dass die Kosten, die einem Unternehmen für Bestellvorgänge entstehen, offengelegt werden. Dann lassen sich Chancen für Einsparungen bei Kunden und Lieferanten erkennen. Das Ziel sollte schließlich sein, dass die Partner möglichst lange zusammenarbeiten. Im Idealfall sollte alle fünf bis sieben Jahre eine gründliche Überprüfung der Aktivitäten erfolgen.

Der Lohn für solch ein methodisches Vorgehen: Die durchschnittlichen Beschaffungskosten pro Arbeitsplatz von 100 bis 150 Euro lassen sich um ganze 10 bis 50 Prozent senken, davon ist Volkmar Klein, Bereichsleiter Benchmark-Services mit beim Bundesverband materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) 

Raus aus der eisernen Reserve 

Olaf Kreienbrink Beschaffungsexperte bei Kerkhoff Consulting sagt: „Es ist wirkungsvoller, bei den Prozessen einzusparen als bei Schreibmaterial.“ Wenn Bleistifte im 3er-Pack 0,99 Euro kosten, aber der Bestellprozess für Bleistifte schon mit 80 Euro zu Buche schlägt, dann ist klar zu erkennen, wo sich das Potential für die Einsparung befindet. Auch andere Kostentreiber hat Kreienbrink ausfindig gemacht: „Hamsterlager für Büromaterial sind in vielen Unternehmen zu entdecken.“ Bei einer Untersuchung der Beschaffungsprozesse in einem großen Unternehmen stellte sich heraus, dass im Unternehmen 2.000 Ordner an den Arbeitsplätzen auf Halde lagen — kein Mensch hatte das Büromaterial im Einsatz. Das zeigt, wohin es führt, wenn unbedacht große Mengen eines Produkts eingekauft werden, nur weil etwas besonders günstig zu haben ist. „Irgendwann liegt das Zeug einfach nur herum‘ rügt der Einkaufsexperte. Diese eiserne Reserve darf niemand anfassen, trotzdem wird munter weiter Material eingekauft, statt das bereits an Ort und Stelle befindliche einfach aufzubrauchen.

Der Ausweg aus der Falle: die bedarfs- orientierten Besorgungen. Wer diesen Aufwand scheut, kann mit geringen Mitteln selbst aktiv werden. BME-Experte Klein rät selbst bei überschaubarem Bedarf zu ständigen Preisvergleichen: „Bei kleinen Mengen Verbrauchsmaterial sollte man sich immer wieder mal umsehen.“ Das gelte auch für EDV Artikel, die sehr starken Preisschwankungen unterworfen sind. Da sollte man öfter bei den Händlern nachfragen. Für solche Aktionen bieten sich auch Onlineshopsysteme an, um beliebige Produkte vom Ordner bis zu Briefkuverts zu vergleichen.

Wer eine gezieltere Auswahl zur Orientierung benötigt, findet eine Übersicht beim BME-Benchmark-Service, bei dem Einkäufer nach ihren Preisen gefragt werden. 

Vergleich hilft bei Entscheidung

Dabei zeigen sich nach Kleins Erkenntnissen große Unterschiede bei den Durchschnittspreisen, die bis zu 50 Prozent des gleichen Produkts betragen. So kosten 1.000 Briefumschläge im teuersten Fall 12,70 Euro und im günstigsten 8,45 Euro. Farbige Ordner im A4-Format weisen Unterschiede von 1,09 bis 1,69 Euro auf. Entschieden anders stellt sich der Einkauf von Büromöbeln dar. Da geht es nicht um den preiswertesten Anbieter, sondern um den mit dem besten Angebot in Ergonomie und Sitzkomfort. Hier führt die „Bso-studie 2011“ des Bso-Forums im BSO Verband Büro-, Sitz und Objektmöbel e.V. vor, wer seinen Mitarbeitern welchen Komfort bietet. Die kleinen Unternehmen mit 50 Büroarbeitsplätzen sind am sparsamsten. Dort ist die am häufigsten genutzte Stuhlart noch der einfache Drehstuhl mit einem Permanentrücken und starrer Sitzfläche. Beschäftigte in Unternehmen mit mehr als 200 Büroarbeitsplätzen finden einen höheren Standard bei den Sitzmöbeln vor. Da werden Drehstühle mit einer Synchronmechanik eingesetzt.

Motiviert durch Motorik

Wer seinen Arbeitstag damit verbringt, statisch an einem Schreibtisch zu sitzen, erfährt offensichtlich weniger Wertschätzung als jemand, der sich einer ergonomischen Sitzlösung bedienen darf. Brian Boyd, Geschäftsführer beim Büromöbelhersteller HAG Scandinavian Business Seating erklärt: „Im Sitzen sollte man sich unbedingt in einem kontrollierten Bewegungsablauf befinden“, sagt Boyd. Dann sind die Mitarbeiter im wahrsten Sinne des Wortes flexibler.