Juli 2010: Maverick Buying stirbt nicht aus? Oder doch? Wie hoch ist bei Ihnen der Anteil am gesamten Beschaffungsvolumen?

Seit etwa zehn Jahren spricht man vom Maverick Buying und darüber, wie eine Einkaufsabteilung dem entgegnen kann. Als Maverick Buying bezeichnet man im Beschaffungsmanagement die unkontrollierte und nicht standardisierte Beschaffung.

44,4 Prozent der Umfrageteilnehmer gaben ihren Maverick Buying Anteil am gesamten Beschaffungsprozess mit „Kleiner als 5%“ an. Dies ist dabei allerdings auch ein absoluter Spitzenwert, denn ein Abweichen vom vorgegebenen Prozess kann es aus Zeitgründen immer geben, wenn dieses nicht durch einen besonderen FastTrack geregelt ist. In der Realität gibt es in vielen Unternehmen noch zu viele „Löcher“ in der Prozesskette. So auch für 55,6 Prozent der Teilnehmer. Die Auswirkungen und insbesondere Risiken von Maverick Buying sind nicht nur für das Beschaffungsmanagement eines Unternehmen vielfältig.  

Maverick Buying bezeichnet in erster Linie die Beschaffung unter Nicht-Einbindung einer Einkaufsabteilung. Noch immer sind viele Mitarbeiter in Unternehmen der Meinung, jeder könne einkaufen, schließlich kauft jeder ja auch im privaten ein. Doch kaufmännische Entscheidung für ein Unternehmen zu treffen, ist eine andere Dimension, nicht nur bezogen auf den reinen Einkaufswert, sondern auch bezogen auf Gewährleitung, Garantie oder Revisionssicherheit. Durch nicht-standardisierte Beschaffungsprozesse und die damit häufig verbundene Umgehung der Einkaufsabteilung kann es für das Unternehmen zu erheblichen Mehrkosten kommen.

Durch Maverick Buying steigt vor allem die Anzahl von Kreditoren/Lieferanten eines Unternehmens. Neben dem administrativen Aufwand für den Einkauf, diese Lieferanten zu verwalten - man denke beispielsweise an die Auswirkungen, wenn jeder Lieferant über eine neue Kontoverbindung informiert werden soll - fallen Bündelungseffekte weg und Umsatzziele mit Lieferanten werden nicht erreicht.

Viele Unternehmen verzichten auf die Nutzung von IT-Systemen für das Beschaffungsmanagement. Doch ohne IT-System bleiben Prozesse intransparent und verhindern ein Reporting und damit auch ein Controlling von Ausgaben. Nur durch einen großen manuellen Aufwand lässt sich dieses wieder erreichen.  

Auch in der Kreditorenbuchhaltung kommt es zu Auswirkungen des Maverick Buying. Wenn dort Rechnungen für das Unternehmen eintreffen und diese nicht einer konkreten Bestellung zugeordnet werden können, wird ein interner Prozess angestoßen, um diese Rechnung zu prüfen, diese einer Kostenstelle oder einem Budget zuzuordnen. Eine Liquiditätsprüfung oder die Nutzung von Zahlungsbedingungen wie Skonto kann erst anschließend erfolgen, wenn überhaupt noch. Somit steigen auch hier die Prozesskosten wesentlich an.
 
Das größte Risiko des Maverick Buying ist die Nicht-Einhaltung von Compliance Richtlinien. Einerseits herrscht durch die Umgehung der Einkaufsabteilung große Intransparenz und die Gefahr von Korruption steigt an. Häufig werden Freigabeprozesse und/oder Unterschriftenregelungen für eine Bestellung außer Kraft gesetzt. Eine Prüfung kann dann erst nach Rechnungsstellung oder erbrachter Leistung durch einen Dritten erfolgen.

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