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47 Prozent der Einkaufsabteilungen deutscher Maschinenbauer sind kaum oder gar nicht in die Produktion mit eingebunden, 50 Prozent der Einkäufer sitzen nicht regelmäßig mit den Entwicklern am Tisch – und vergeben so die Chance, in der Frühphase der Produktentwicklung die kostenoptimalen Waren zu ermitteln. Das hat eine aktuelle Studie des Kerkhoff Competence Center of Supply Chain Management an der Universität St. Gallen, des Instituts für Demoskopie Allensbach und der VDI nachrichten ergeben. Damit steht der Einkauf im Maschinenbau noch immer in der zweiten Reihe. Und das, obwohl 85 Prozent der Unternehmen enormen Preisdruck als wichtigste Herausforderung benennen.

“Der Maschinenbau hat die Entwicklung des Einkaufs verschlafen”, sagt Gerd Kerkhoff, Gründer und Geschäftsführer der Einkaufsberatung Kerkhoff Consulting. “Dafür musste er in der vergangenen Finanz- und Wirtschaftskrise schwer bezahlen, denn zu den ohnehin viel zu hohen Kosten kam ein Umsatzrückgang von mehr als 20 Prozent.” Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes nahm die Beschäftigungszahl im Maschinenbau innerhalb von zwölf Monaten bis zum Mai 2010 um 4,4 Prozent ab. Doch die Maschinenbauer haben erkannt, dass Handlungsbedarf besteht. 93 Prozent der Befragten geben an, dass es zukünftig wichtiger wird den Einkauf stärker in Produktion und Produktentwicklung einzubinden. Nur so können Einkäufer bereits in der Entwicklungsphase von Produkten die kostenoptimalen Waren identifizieren und verhandeln. Ist ein Produkt aber schon fertig konzipiert, bleibt ihnen häufig nur noch übrig, die von Ingenieuren festgelegten Waren zur benötigten Menge zu ordern – für Verhandlungen bleibt kaum noch Spielraum.

Nach der Studie verfügen mehr als ein Viertel aller großen Maschinenbauer mit einem Umsatz von über 100 Millionen Euro sowie mehr als ein Drittel der Unternehmen mit einem Umsatz unter 100 Millionen Euro über keine schriftlich fixierte Einkaufsstrategie. “Erklären Sie einmal einen Vertriebs- oder Produktvorstand, dass Sie ohne eine klar definierte Strategie ein Produkt am Markt platzieren wollen”, sagt Kerkhoff. “Die Chance, dass Sie sich danach einen neuen Job suchen müssen, ist enorm groß. Aber im Einkauf, dem entscheidenden Ressort zur Beeinflussung der Kosten und damit des Jahresergebnisses, scheint dies für Maschinenbauer normal zu sein. Aus meiner Sicht ist das nicht nachvollziehbar.” Der Einkauf ohne klare Strategie führt in einem Viertel der zentral beschaffenden Unternehmen dazu, dass üblicherweise an der Einkaufsabteilung vorbei eingekauft wird. Dieses so genannte “Maverick Buying” kommt auch in 66 Prozent der dezentral organisierten Beschaffungsorganisationen vor. In diesen Fällen kann der Einkauf seine Verhandlungskompetenz nicht einsetzen und es kann zu erheblichen Mehrkosten für das Unternehmen kommen.

Aber auch wichtige Werkzeuge zur Sicherstellung höchster Qualität bei gleichzeitig niedrigen Kosten werden in der Maschinenbauindustrie nur vereinzelt genutzt. Immerhin führen 42 Prozent regelmäßige Lieferantenauditierungen mit Vor-Ort-Besuchen durch, um die Qualität der bezogenen Ware sicher zu stellen. Eine systematische Qualitätskontrolle nimmt nur ein Viertel vor.

In anderen Bereichen gibt es Vorreiter: 20 Prozent der befragten Unternehmen nutzen bereits ein modernes “Cost Breakdown Tool”. Diese häufig IT-basierten Werkzeuge helfen Unternehmen dabei, die Kostenstruktur ihrer eingekauften Waren bis ins kleinste Detail transparent zu machen. “Wer die Kosten seiner Waren zu 100 Prozent transparent vorliegen hat, kann ganz anders mit seinen Lieferanten reden und damit in Preisverhandlungen deutlich punkten”, sagt Kerkhoff. “Ich gehe davon aus, dass die vier Fünftel der deutschen Maschinenbauer, die eine solche Software noch nicht nutzen, in den nächsten Jahren nachziehen werden – wenn sie nicht einen eklatanten Wettbewerbsnachteil riskieren wollen.”

Zumindest wenn die Unternehmen die Ressourcen dazu haben. Denn über 60 Prozent der befragten Einkäufer berichten, das sie nicht genügend Zeit für die Bewältigung der zukünftigen Herausforderungen haben. Auch das dafür bereitgestellte Budget sehen fast 80 Prozent als nicht ausreichend an. Trotz dieser Erkenntnis rechnet nahezu die Hälfte der Befragten nicht mit einem in Zukunft steigenden Budgetanteil.

Gerd Kerkhoff: “Die Maschinenbauer müssen endlich aufmachen. Gerade die Automobilindustrie hat in den vergangenen Jahren vorgemacht, wie man seinen Einkauf professionell aufstellt und damit das Unternehmensergebnis nachhaltig verbessert. Der Maschinenbau sollte, gerade nach der Liquiditätskrise, endlich damit beginnen, dem Einkauf die Aufmerksamkeit zu schenken, die er verdient. Einkäufer stehen heute in modernen Unternehmen ganz vorn – nicht in Reihe Zwei.” Insgesamt wurden 106 Einkaufsverantwortliche von Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitern oder einem Umsatz größer als 50 Millionen Euro befragt. Auszüge der Studie wurden in den VDI nachrichten vom 27. August 2010 veröffentlicht.