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Deutsche Unternehmen kaufen jedes Jahr für fast 550 Mrd.€ Investitionsgüter ein; Tendenz steigend. Durchschnittlich verwendet  jede Firma 5 bis 10% ihres gesamten Beschaffungsvolumens für langfristige Investitionsgüter. Diese Zahlen hat das Statistische Bundesamt veröffentlicht.

Die Beschaffung von Produktionsmaterial gestaltet sich meist verhältnismäßig einfach. Die Lieferantenauswahl ist groß, die Beschaffungsmengen sind klar definiert und der Einkauf findet in regelmäßigen Abständen statt.
Die Beschaffung von Investitionsgütern ist hingegen sehr viel komplexer und weist zahlreiche Besonderheiten auf, die sich maßgeblich auf den Einkaufsprozess auswirken. So stellt der Einkauf von Anlagen, Gebäuden, Grundstücken oder Patenten meist eine einmalige Investition dar und ist durch hohe finanzielle Einsätze, lange Beschaffungszeiten und oft wenige "Spezialanbieter" gekennzeichnet.

Nach dem Wachstumseinbruch in der Wirtschafts- und Finanzkrise hat sich die deutsche Wirtschaft unerwartet positiv entwickelt. Investitionen stehen nach einer Zeit der Kostensenkung wieder ganz vorn auf der Aufgabenliste deutscher Unternehmen. Die Europäische Kommission erwartet, dass 2012 19% des deutschen Bruttoinlandsproduktes in langfristige Wirtschaftsinvestitionen fließen. Solche Investitionen haben häufig weitreichende Folgen: Denn das Kapital ist für lange Zeit gebunden und steht damit dem Unternehmen nicht zur Verfügung.

Viele Unternehmen betrachten überwiegend die Kosten der Anschaffung bei Großinvestitionen, vernachlässigen jedoch häufig, dass die Anschaffungskosten durchschnittlich nur 30 bis 50% der gesamten Kosten ausmachen. Um eine grundlegende Investitionsentscheidung treffen zu können, müssen auch die restlichen Kosten bereits im Vorfeld umfassend analysiert werden: z.B. Energie, Personal, Wartung und Instandhaltung.

Im Vorfeld der Vergabe eines Auftrags müssen daher die Lebenszykluskosten (Life Cycle Costing) der Anschaffung berechnet werden. Dazu zählt auch die optimale Nutzungsdauer, um Aussagen über die Wirtschaftlichkeit machen zu können.

Eine weitere Herausforderung: Der Beschaffungsprozess von Investitionsgütern ist überaus komplex. Investitionsgüter kann man nicht einfach heute bestellen und morgen werden sie angeliefert. Dahinter steckt ein langwieriger Prozess, der bis ins Detail geplant werden muss. Problematisch ist besonders ein mangelhaftes Schnittstellenmanagement. So kann es vorkommen, dass Techniker die Spezifikationen ohne Absprache mit dem Einkauf entwickeln. So ergibt sich bereits eine Abhängigkeit von bestimmten Lieferanten und die Verhandlungsbasis des Einkaufs ist beeinträchtigt. Alle Beteiligten müssen so früh wie möglich an einen Tisch – Einzelentscheidungen können weitreichende Abhängigkeiten zur Folge haben.

Auch Schnittstellen mit externen Partnern in der Supply Chain können zu Problemen führen. Die Gefahr für das Unternehmen: Missachtet ein Lieferant gesetzliche Vorgaben oder soziale Standards, können auch für das einkaufende Unternehmen Haftungsrisiken entstehen. Hier müssen Unternehmen vorbeugen und gezielt Compliance-Management- Systeme etablieren, um Transparenz über alle Vorgänge zu erhalten.

Diese besonderen Herausforderungen beim Investitionsgütereinkauf erfordern nicht nur klar definierte Prozessschritte, sondern auch hoch qualifiziertes Personal zur Bewältigung der Aufgaben.